Event Organizer

Jika berbicara tentang suatu kegiatan atau acara, maka keberadaan si penyelenggara acara pastilah sangat mempengaruhi jalannya acara itu sendiri. Biasanya jika acaranya itu hanya acara biasa, kecil-kecilan, maka cuma orang-orang terdekat saja yang menjadi penyelenggaranya. Misalnya saja pada saat pesta pernikahan. Yang menjadi penyeenggara biasanya hanyalah pihak keluarga saja. Makanya kesannya biasa-biasa saja. Sementara yang namanya EO itu selalu identik dengan hal-hal yang bersifat megah, mewah, mahal, dan biasanya selalu dikaitkan juga dengan acara-acara besar seperti konser musik dan lain sebagainya. Padahal bila diserahkan kepada tim yang sudah terbiasa menjadi Event Organizer, maka acara-acara yang tadinya biasa, bisa menjadi luar biasa kesannya. Itulah seni dalam membuat sebuah kegiatan atau acara agar lebih terkesan lebih "wah". Apa saja yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan suatu acara itu? Berikut akan coba kita lihat satu persatu.

Memikat Audiens Hingga Akhir Acara.
 
Apalah artinya sebuah acara tanpa pengunjung? Sulit menjawabnya. Jumlah pengunjung sebuah acara, dan bagaimana pengunjung tersebut beraksi, adalah dua barometer penting kesuksesan sebuah acara. Sebesar itulah arti pengunjung.
Maka fokus utama event organizer, jika ingin eventnya sukses, adalah mendatangkan sebanyak mungkin pengunjung dan tak lupa memastikan mereka akan menyukai acaranya. Dua hal itu bukanlah PR yang mudah, setidaknya tidak pada semua event. Mendatangkan selebritis yang tengah naik daun memang seringkali menjadi magnet yang ampuh untuk mendatangkan pengunjung. Tapi masalahnya, apakah pengunjung seperti itu yang menjadi target kita?
Maka itu, langkah awal yang mesti dilakukan adalah, kenali target. Acara seperti apa yang kita buat? Apakah launching alat masak? Konser musik? Atau pameran fotografi? Siapa pengunjung potensialnya? Ibu-ibu rumah tangga? Anak muda yang gaul? Atau mahasiswa? Identifikasi audiens adalah guide awal untuk membuat rundown acara.
Dari sini kita bisa meneliti, kira-kira acara seperti apa yang disukai para pengunjung? Jika ada bintang tamu, profil bintang tamu seperti apa yang menarik bagi target audiens kita? Idealnya, semakin segmented audiens, akan semakin mudah pula membuatkan acara yang custom-made untuk mereka.
Libatkan pengujung. 

Sebisa mungkin, libatkan mereka dalam setiap acara. Jika mereka hanya diperlakukan sebagai obyek yang pasif, maka mereka tidak punya alasan untuk bertahan hingga acara selesai. Sebagai penyelanggara acara, kita lah yang wajib memberi mereka motivasi untuk mengikuti acara hingga selesai. Tanpa itu semua, mereka bisa pergi kapan saja. Alhasil kesan dan pesan yang ingin ditorehkan melalui sebuah acara pun gagal melekat di benak pengunjung.
Kuis yang melibatkan peserta Family Gatering Telkom Jakarta Utara. Dokumentasi: Gamacomm
Karenanya, mulai dari ‘sekedar’ door prize, tanya jawab, games, hingga kesempatan mencoba produk (jika ada) harus digelar. Perasaan menjadi bagian dari event, dan kesempatan untuk ‘tampil’ adalah dua hal yang bisa ‘mengikat’ kaki audiens agar tak beranjak meninggalkan event.
Konsep: Langkah Awal yang Menentukan
 
Besar atau kecil, sebuah event layak mendapat sentuhan istimewa. Jika ingin dikenang, sebuah perbedaan haruslah dibubuhkan sebagai torehan kenangan di hati para audiens. Dan untuk semua itu, konsep adalah sebuah langkah awal yang harus dibuat. Dalam pembuatan dan pengembangan konsep ini, ada faktor-faktor dasar yang harus selalu diingat.

1. Jabarkan visi dan misi
Kenapa Anda mengadakan event tersebut adalah sebuah landasan awal. Apa tujuan yang ingin Anda capai? Apakah sebagai wahana edukasi, mempertahankan relasi, reward bagi pelanggan, atau menyampaikan sebuah informasi penting? Semua alasan tersebut akan menghasilkan treatment yang berbeda-beda, terutama pada audiens event. Pemilihan tempat dan waktu juga dapat ditetapkan begitu penjabaran visi dan misi ini dilakukan. Dan tentunya, tantangan yang kira-kira harus dihadapai.

2. Kenali audiensnya
Siapakah orang yang Anda tuju pada event ini? Wartawan politik? Ibu-ibu konsumen alat masak? Mahasiswa pengguna internet? Siapapun itu, kenali mereka. Kenali apa yang mereka suka dan butuhkan, sehingga mereka bersedia datang dan tetap tak beranjak hingga event berakhir. Dari step ini Anda bisa mengembangkan konsep menjadi lebih luas lagi. Apakah konsep acaranya akan casual semacam pesta kebun, atau berkonsep lebih formal di mana perlu dicantumkan dress code.

3. Catat segala kemungkinan
Berdasarkan identifikasi event, catatlah kemungkinan-kemungkinan apa yang Anda punya. Hal ini berkaitan erat dengan faktor teknis, semacam fasilitas, budget, atau mungkin keterbatasan tempat dan waktu. Ini adalah filter akhir setelah Anda mengembangkan konsep melalui dua langkah awal di atas. Pada step akhir ini, Anda harus memilih konsep yang paling pas sekaligus paling mungkin diwujudkan.
Pada akhirnya, rumusan konsep yang dihasilkan akan menjadi panduan dalam masa-masa persiapan dan pelaksanaan. Panduan ini akan sangat bermanfaat dikala perlu dilakukan improvisasi. Misalnya, venue yang ditetapkan ternyata tidak tersedia pada tanggal pilihan. Maka bisa segera diputuskan untuk pindah venue atau memindahkan tanggal, tinggal dipilih yang mana yang paling dekat dengan konsep awal.
Souvenir untuk dikenang.
 
Siapapun yang menyelenggarakan sebuah event pasti menyimpan harapan eventnya akan selalu dikenang audiensnya. Bahkan jauh setelah lampu-lampu dimatikan dan meja-kursi dibereskan. Nah, sebagai pengingat pada sebuah event, souvenir adalah salah satu cara yang cukup efektif. Tapi tentu bukan souvenir sembarangan.
Untuk dapat berfungsi dengan semestinya ada dua syarat yang harus diemban souvenir. Pertama, ia harus identik dengan eventnya. Kedua, ia harus cukup bermanfaat atau cukup menarik untuk disimpan. Souvenir sendiri dalam dunia marketing lebih sering disebut sebagai promotional product. Dengan makna yang kurang lebih sama, yaitu sebuah produk yang dibagi-bagikan untuk mempromosikan sesuatu, termasuk event.
Souvenir sebagai teaser.
 
Selain cara pemilihannya, keefektifan souvenir sebagai pengingat sebuah event juga bergantung pada caranya dibagi-bagikan. Maksimalkan fungsi souvenir tidak hanya sebagai hand-out di akhir acara, tapi juga jadi teaser sebelum acara dilangsungkan.
Mulailah mengirimkan souvenir sebagai reminder. Kirimkan setidaknya seminggu sebelum acara. Pilih souvenir yang berhubungan erat dengan konsep acara, tapi sekaligus menyimpan misteri. Biarkan mereka yang menerima souvenir menjadi penasaran event seperti apa yang akan berlangsung. Jika mungkin, kirimkan secara bertahap. Misalnya mulai dari sebulan sebelum event, 15 hari sebelum event, seminggu sebelum event dan terakhir sehari sebelum event.
Membagi-bagikan souvenir sebagai reminder sekaligus undangan pada akhirnya akan memberikan ia fungsi baru, motivasi. Buat souvenir tersebut layaknya sebuah serial sehingga menimbulkan rasa penasaran sekaligus motivasi untuk mendapatkan souvenir-souvenir berikutnya. Jangan sampai merusak puncaknya. Biarkan souvenir terbaik diberikan di akhir acara. Atau misalnya berikanlah potongan-potongan puzzle sebagai souvenir sekaligus undangan. Tahan potongan terakhir untuk dibagikan di meja penerimaan tamu saat event berlangsung. Simpan kejutan pada potongan terakhir tersebut. Katakanlah pada potongan itu tertera hadiah atau voucher yang akan diterima audiens di akhir event nanti.
Jika Anda adalah vendor peserta sebuah pameran besar misalnya, souvenir ini juga hampir semacam sebuah keharusan. Jika ia bermanfaat atau menarik, tertera nama perusahaan dan nomor atau alamat web yang bisa dihubungi, itu akan jauh lebih baik. Sehingga fungsi sebagai reminder akan bermanfaat. Suatu saat jika orang tersebut membutuhkan jasa perusahaan Anda, souvenir adalah kunci penghubungnya.
Biarkan Ahlinya yang Bekerja.
 
Menyelenggarakan sebuah acara secara profesional. Sesimple itu lah misi sebuah event organizer. Sesimple itu pulakah tugas yang mereka emban? Hmmm……awak EO rasanya dengan lantangnya akan menjawab “tidak!” he..he.. dan kenyataannya memang begitu.
Bukan tanpa sebab kalau perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggara kegiatan banyak bermunculan akhir-akhir ini. Mulai dari launching product hingga acara pernikahan banyak ditangani EO. Padahal, seperti dibahas di artikel sebelumnya, rasa-rasanya semua orang bisa-bisa saja mengumpulkan guest list, mengatur meja dan kursi, memesan catering dan membagi-bagikan souvenir di akhir acara. Tapi EO menawarkan jauh lebih banyak daripada sekedar itu semua.

Pertama, EO yang berpengalaman mampu membungkus sebuah acara dengan sebuah konsep kreatif. Konsep inilah yang akan memberikan perbedaan antara acara Anda dengan sejuta acara-acara sejenis lainnya. Perbedaan tersebut akan membuat acara Anda begitu dikenang di hati audience.

Kedua, EO harus menjabarkan konsepnya tersebut menjadi detail-detail kecil di mana semuanya harus berkesinambungan. Tidak hanya susunan acara dari pidato pembukaan ke pidato penutupan misalnya. Tapi juga keseluruhan detail seperti penerima tamu, siapa saja tamu yang diundang, perlukah ada dresscode, backdrop panggung dan semacamnya. Dengan profesionalisme EO, di mana setiap bagian diisi oleh orang-orang yang berpengalaman di bidangnya, akan tercapai efektifitas waktu yang beriringan dengan kualitas acara yang  memuaskan.

Ketiga, EO yang berpengalaman memiliki banyak rekanan kerja. PIhak EO bisa dengan mudahnya menemukan tenda persis seperti yang diinginkan klien. Memesan catering dengan berbagai makanan yang tidak umum. Atau memperoleh souvenir dengan harga yang sangat bersaing. Khusus untuk acara pers conference, banyak EO yang sudah memiliki list wartawan sehingga klien tidak perlu kebingungan lagi mencari nomor kontak wartawan dan menguhbunginya satu per satu. Begitu pula dengan artis pengisi acara, EO-EO berpengalaman akan mudah mengontak dan bernegosiasi dengan para artis tersebut. Hal yang sangat sulit dilakukan oleh orang-orang yang tidak berkecimpung di bidang ini.
Ketiga hal di atas secara langsung maupun tidak akan memberi pengaruh yang sangat signifikan terhadap maksimalisasi budget. Biaya yang Anda keluarkan untuk menggunakan jasa EO membuat setiap rupiah budget Anda berwujud menjadi acara yang sukses. Belum lagi efektivitas waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan. Karena itu, tak heran permintaan akan jasa EO tak pernah surut.
Cukup Kreatifkah EO pilihan Anda?
 
Seberapa sering Anda mendapatkan gantungan kunci saat menghadiri acara pernikahan? Atau pulpen saat datang ke sebuah konfrensi pers? Atau handuk kecil sebagai hadiah kuis di sebuah booth produk kecantikan? Kalau Anda kerap datang di event-event seperti tersebut di atas, kayaknya angka sekitar 10 akan Anda sebut deh, iya kan?
Souvenir hanyalah elemen kecil dari sebuah event. Tapi kita semua tahu, elemen-elemen kecil tersebutlah yang kemudian menjelma menjadi kesan di dalam hati audience sebuah acara. Bagaimana penyelenggara acara mengolah setiap detail, baik yang kecil maupun yang besar, akan menentukan kesuksesan acara tersebut.
Saat klien menggunakan jasa EO, harapan yang muncul tentu tak semata-mata stress-free, namun juga harapan akan profesionalisme. Mengumpulkan guest list, membuat dan menyebarkan undangan, menyusun jalan acara hingga menyiapkan souvenir rasanya  hampir bisa dilakukan siapa saja. Tapi membuat sebuah konsep besar, mem-breakdown-nya menjadi rentetan sub acara, mengeksekusinya di lapangan, itu cerita lain. Itu mengapa jasa EO begitu dibutuhkan.
Konsep besar adalah awal tantangan bagi tim kreatif sebuah EO. Konsep ini harus dipagari oleh misi event, visi klien dan tentunya budget yang tersedia. Dalam pagar tersebutlah Anda akan melihat EO dengan daya kreatifitas tinggi masih mampu menghadirkan ide-ide segar. Ingat, ide segar tersebut bukanlah sekedar berarti sesuatu yang baru, tapi haruslah sejalan dengan tone event dan applicable.
EO yang kreatif harus mampu membuat sebuah event terlihat berbeda dari event-event serupa lainnya. Seorang wartawan yang sudah menghadiri ratusan launching produk mengaku paling terkesan saat acara peluncuran sebuah ponsel. Di tengah-tengah acara tersebut, saat semua orang sibuk dengan makanan, tiba-tiba muncul penyanyi papan atas yang kehadirannya sebelumnya tidak pernah disebut-sebut oleh panitia. Hingga bertahun-tahun berlalu, event itu masih terkenang di hati wartawan tersebut. Begitu pula ingatan sang wartawan akan ponsel yang diluncurkan, dan betapa ponsel tersebut memiliki fasilitas speaker bersuara jernih, persis suara sang penyanyi kenamaan.
Apakah tema pesta kostum yang harus dipilih, atau membagi-bagikan sample gratis, atau game di tengah-tengah acara, orang-orang kreatif akan mampu menempatkan detail yang tepat untuk acara yang tepat. Mintalah EO Anda untuk mem-breakdown semua konsepnya menjadi rencana real. Mulai dari venue yang dipilih, dresscode, menu makanan, serta rincian sub acara, semua harus berkesinambungan dengan konsep besar yang telah disepakati. Bagaimana EO mengolah budget semaksimal mungkin juga jadi indikator penting yang memperlihatkan kreatifitas mereka.
Karena itu, sebelum memilih EO, pelajarilah portfolio mereka. Perhatikan bagaimana mereka membungkus acara dengan sebuah konsep. Cari tahu mengenai orang-orang kreatif di baliknya. Terakhir, mintalah mereka membuat proposal mengenai konsep acara Anda.
Jangan Salah Memilih EO.
 
Menggunakan jasa Event Organizer tidak semata-mata dengan alasan ingin bebas-repot. Idealnya, biaya yang dikeluarkan untuk menyewa jasa EO berbalas setimpal, atau bahkan lebih, dengan sebuah event yang memuaskan. Itu karena, idealnya lagi, profesionalisme EO mampu meramu sebuah event menjadi perhelatan yang berkesan. Sayangnya tidak semua EO seprofesional yang mereka gembar-gemborkan. Maka sebelum memilih, yuk diteliti dulu.
Referensi.
 
Googling, bertanya pada teman, atau meminta sendiri dari EO, yang pasti Anda harus tahu event apa saja yang pernah mereka garap dan bagaimana hasilnya. EO yang profesional dan berpengalaman biasanya memiliki website atau blog yang berisi lengkap tentang profil dan dokumentasi event yang pernah ditangani.
Kemampuan mengolah konsep.
 
Setelah tahap di atas, akan terlihat sejauh mana kehandalan EO incaran Anda tersebut mengolah konsep. Apakah semua event diperlakukan sama saja? Apakah selalu ada ide segar di setiap eventnya? Apakah klien terlihat puas? Jika ya berarti EO tersebut juga mampu mengeksekusi konsepnya dengan baik.
Crew yang komunikatif.
 
Pada dasarnya setiap jalinan kerjasama dengan siapa pun melibatkan komunikasi antar manusia. Nah, kebayang kan kalau orang-orang EO yang menghandle acara Anda tidak memiliki skill komunikasi yang baik, tidak fleksibel atau sulit dihubungi. Cobalah mengenal para crew EO incaran Anda dengan meminta waktu bertemu, atau sekedar bertanya-tanya melalui telepon. Dari situ bisa disimak, apakah layanan dan gaya komunikasi mereka cukup profesional.
Komunikasi yang baik ini bukan hanya terhadap Anda sebagai klien, tetapi juga nantinya kepada peserta / pengunjung yang menjadi target audience Anda, apakah crew ini ramah, sigap sehingga memberi kepuasan pengunjung yang menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan event Anda.
Fleksibel dengan budget.
 
Hal ini berkaitan erat dengan kreativitas sebuah EO dalam meramu konsep. EO yang baik akan mampu memaksimalkan budget kliennya untuk menghasilkan event yang berkesan. Maka selama budget Anda reasonable, jangan ragu untuk mengajukannya pada pihak EO, dan minta mereka mengajukan proposal berdasarkan budget tersebut.
Sesuai dengan kebutuhan.
 
Terakhir, sebesar apapun reputasi sebuah EO, kalau tidak sesuai dengan kebutuhan Anda hasilnya tentu tidak akan maksimal. EO yang hanya berpengalaman mengadakan seminar rasanya tidak akan tepat untuk Anda hire di acara pernikahan. Pastikan EO yang Anda pilih mengerti tone acara yang akan Anda gelar.



(Dari berbagai sumber)